بهینه‌سازی و رفع مشکلات سخت‌افزاری و سیستم‌های IT از پیش
یک کارشناس IT برای مراقبت از سخت‌افزار، نرم‌افزار، اتصال به اینترنت و امنیت تعیین کنید. همه تیم‌های مذاکره باید سخت‌افزار مناسب برای مذاکرات را فراهم کنند. به ویژه باید دوربین‌های وب با کیفیت بالا، مانیتورهای بزرگ و با وضوح بالا و هدست‌ها را انتخاب کنید. تیم‌های مذاکره باید بتوانند ویدیو و صدای با کیفیت بالا را ارسال و دریافت کنند تا پیام‌های کلامی و غیرکلامی قابل فهم را منتقل کنند. پنجره دسکتاپ شما باید تمیز باشد و هیچ فایل اضافی نباید در طول جلسه باز باشد. علاوه بر این، برای جلوگیری از صداهای پس‌زمینه و ارسال و دریافت صدای با کیفیت خوب، ممکن است نیاز به میکروفون‌های حرفه‌ای یا هدست داشته باشید. اکثر لپ‌تاپ‌ها و کامپیوترهای جدید برای مذاکرات آنلاین مناسب هستند، اما همان‌طور که ذکر شد، کیفیت دوربین، مانیتور و میکروفون باید به اندازه کافی بالا باشد تا جلسات آنلاین را به طور موثر انجام دهید. تمام نرم‌افزارهای مورد نیاز باید بر روی سیستم شما نصب و راه‌اندازی شده باشند. همچنین باید کیفیت اتصال به اینترنت را بررسی کنید و سرعت و پایداری آن را در نظر بگیرید تا از قطع ارتباط جلوگیری شود. امنیت سایبری این روزها یک ملاحظه مهم است و همه تیم‌های مذاکره باید از امنیت ارتباطات و سیستم‌ها مراقبت کنند. یک پس‌زمینه مناسب برای صفحه نمایش و پشت سر خود انتخاب کنید و هرگونه تغییرات لازم را برای داشتن محیط حرفه‌ای برای هر چیزی که در طول جلسه روی صفحه نمایش ظاهر می‌شود، انجام دهید. می‌توانید برخی گواهینامه‌های سازمانی و شخصی را اضافه کنید، از رنگ‌ها، لوگوها و شعارهای شرکت خود استفاده کنید. هویت برند و شرکت شما می‌تواند به خوبی در پس‌زمینه شما نشان داده شود. همه موارد فوق را یک روز قبل از جلسه مذاکره دوباره بررسی کنید.
آماده‌سازی اسناد و ارائه‌های دیجیتال
زمان بگذارید و ارائه‌های حرفه‌ای برای جلسه آماده کنید. همه فایل‌هایی که در جلسه به اشتراک گذاشته، نمایش داده یا پخش می‌شوند باید کامل، پرداخت شده و “آماده ارائه” باشند. اسلایدها، ویدیوها و کاتالوگ‌های آنلاین باید روی صفحه‌ای که قصد دارید به اشتراک بگذارید آماده باشند. اطمینان حاصل کنید که از آخرین نسخه هر فایل استفاده می‌کنید.
در نظر گرفتن مناطق زمانی و مدیریت زمان
دو جنبه اصلی مربوط به مدیریت زمان در مذاکرات آنلاین وجود دارد. اول، مناطق زمانی را در نظر بگیرید و زمانی را انتخاب کنید که برای همه قابل قبول و مناسب باشد. در بسیاری از مذاکرات آنلاین، ما با مناطق زمانی مختلف بین تیم‌ها و حتی در برخی موارد، اعضای مختلف یک تیم روبرو هستیم. از همه شرکت‌کنندگان انتظار می‌رود که اگر گزینه دیگری وجود ندارد انعطاف‌پذیر باشند و جلسات صبح زود یا عصر را بپذیرند.
دوم، مهم است که یک دستور جلسه خوب و منطقی آماده کنید که در ابتدای جلسه مورد توافق قرار گیرد. اطمینان حاصل کنید که زمان کافی برای پوشش تمام موضوعات در نظر گرفته‌اید، به ترتیبی که منطقی باشد. من معمولاً ترجیح می‌دهم مسائل فنی، بازرگانی، مالی و حقوقی را به ترتیب متوالی پوشش دهم. این به من کمک می‌کند تا زمان را صرفه‌جویی کنم و از بازگشت به موضوعاتی که قبلاً بحث شده‌اند جلوگیری کنم.
تعیین نقش‌های جلوی دوربین و “پشت صحنه”
نقش افراد در جلوی دوربین و پشت صحنه را تعیین کنید. برخی اعضای فعال تیم، مانند تحلیل‌گران و مترجمان، ممکن است در جلوی دوربین نباشند. قبل از جلسه، تعیین کنید که کدام اعضا در جلوی دوربین خواهند بود و انتظارات از هر شخص چیست. باید ترتیباتی بین افرادی که دوربین‌هایشان روشن است برای ارسال و دریافت پیام‌های درون‌گروهی وجود داشته باشد. برای کسانی که پشت صحنه هستند و در جلوی دوربین نیستند، نقش باید واضح باشد و آنها باید آموزش دیده باشند تا کار اختصاص داده شده را به طور خودکار انجام دهند. به عنوان مثال، اگر نیاز به جستجوی اینترنتی در طول جلسه وجود داشته باشد، این کارشناسان باید بدانند که جستجو را سریعاً آغاز کنند و نتایج را به سرعت ارائه دهند.
پوشیدن لباس مناسب تجاری
ممکن است فکر کنید که نیازی به پوشیدن لباس حرفه‌ای نیست وقتی که از خانه خود مذاکره می‌کنید، یا ممکن است تصمیم بگیرید که فقط یک پیراهن رسمی بپوشید. من قویاً توصیه می‌کنم که از سر تا پا لباس حرفه‌ای بپوشید، حتی اگر از خانه مذاکره می‌کنید. کل لباس شما باید به طور مناسبی رسمی باشد، حتی بخش‌هایی که فکر می‌کنید جلوی دوربین قابل مشاهده نیستند. از منظر روانشناختی، این به شما کمک می‌کند تا جلسه را جدی بگیرید، بر کار تمرکز کنید و از هرگونه شرمندگی غیرمنتظره جلوگیری کنید.
به صورت حرفه‌ای به جلسه بپیوندید
وقت‌شناسی یک کیفیت مهم برای هر شخص حرفه‌ای است. پیوستن به موقع به جلسه ، بخش مهمی از ایجاد یک اولین برداشت خوب، به صورت آنلاین است. هر نوع سردرگمی و ناراحتی ممکن است هنگامی که کسی دیر به جلسه می‌پیوندد رخ دهد. یک ورود دیرهنگام نیز این پیام را ارسال می‌کند که شما به وقت دیگران احترام نمی‌گذارید. اگر به هر دلیل غیرمترقبه‌ای دیر خواهید کرد، به محض امکان به دیگران اطلاع دهید. فرایند پیوستن در اکثر پلتفرم‌ها ممکن است یک دقیقه یا بیشتر طول بکشد، بنابراین، فرایند را چند دقیقه زودتر از زمان مقرر آغاز کنید. این به خصوص برای سازمان‌دهنده مهم است که انتظار می‌رود ابتدا به جلسه بپیوندد و سایر شرکت‌کنندگان را به اتاق جلسه مجازی راه دهد. نمی‌خواهید همکارانتان را در لابی منتظر نگه دارید. همه اعضا باید اطمینان حاصل کنند که نام و نام خانوادگی کاملشان هنگام پیوستن به جلسه نمایش داده می‌شود. توجه به پس‌زمینه و محیط دیگران در ابتدای جلسه و گفتن چیزی مثبت درباره آن، یک ایده خوب است. این رفتار نشان می‌دهد که شما به جزئیات توجه می‌کنید و همچنین می‌تواند یک استراتژی موثر برای شکستن یخ جلسه باشد.
انتقال زبان بدن صحیح
وضعیت صحیح بدن مهم است، به خصوص زمانی که جلسه را شروع می‌کنید. نشستن به صورت صاف و حفظ فاصله کافی از دوربین یکی دیگر از عناصر کلیدی است. این نشان‌دهنده تجربه و اعتماد به نفس است و همچنین به طرف دیگر یک دید خوب از زبان بدن شما، از جمله حرکات دستانتان می‌دهد. دوربین را روشن نگه دارید و در طول جلسه هرگونه تنظیمات لازم را انجام دهید. در تمام ارتباطات تماس چشمی برقرار کنید و به جای نگاه کردن به تصویر خود در صفحه، به دوربین نگاه کنید. به پیام‌های غیرکلامی در محیط مجازی مذاکره توجه کنید. یک کاربرد عملی از زبان بدن این است که هنگام صحبت طرف دیگر، ژست‌های توافق یا مخالفت را نشان دهید. به این ترتیب، پیام‌های خود را بدون قطع صحبت طرف مقابل ارسال می‌کنید. و البته، میکروفون را وقتی که صحبت نمی‌کنید خاموش کنید و اطمینان حاصل کنید که هنگام نوبت صحبت شما، آن را روشن کرده‌اید.
ارتباط موثر – هم با تیم داخلی و هم با طرف‌های خارجی
اگر اعضای تیم سازمان شما در یک مکان نیستند، یک شبکه ارتباطی جانبی برای انتقال پیام‌های محرمانه آماده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید یک گروه در یک اپلیکیشن مانند واتس‌اپ ایجاد کنید. این به شما کمک می‌کند تا به طور همزمان پیام‌های محرمانه ارسال و دریافت کنید در حالی که در جلسه اصلی آنلاین هستید. اگر اعضای تیم شما در یک اتاق هستند، با یک سیستم واحد متصل شوید یا از هدست استفاده کنید تا صدا تکرار و اکو نشود. کیفیت صدا در مذاکرات آنلاین بسیار مهم است و هر چیزی که آن را به خطر بیندازد باید اجتناب شود. همان‌طور که در یک جلسه حضوری، مهم است که لحن حرفه‌ای را در تمام ارتباطات حفظ کنید، مستقیم و رک باشید و سطح انرژی و شفافیت را در طول جلسه حفظ کنید. مذاکره یک فعالیت دشوار است و نیازمند مقدار زیادی انرژی فیزیکی و توانایی ذهنی است. به شدت توصیه می‌شود که برای هر 90 دقیقه مذاکره مداوم، یک وقفه 15 دقیقه‌ای در نظر بگیرید. چندکاره بودن در مذاکرات تجاری نیز دشوار است، بنابراین مراقب باشید که حواس‌پرتی نکنید. اطمینان حاصل کنید که کارکنان پشتیبانی برای انجام هرگونه وظیفه در طول جلسه حضور داشته باشند، مانند انجام جستجوها، ارائه اطلاعات یا ارسال ایمیل‌ها یا سایر ارتباطات.
حفظ صورتجلسات دقیق
تیم‌های مذاکره باید یادداشت‌هایی برای رکوردهای آتی و گزارش‌دهی داشته باشند. همان‌طور که ذکر شد، چندکاره بودن سخت است، بنابراین هر تیم بهتر است یک نفر را به عنوان نوت‌بردار در مذاکرات آنلاین منصوب کند. این فرد ممکن است در جلوی دوربین نباشد اما می‌تواند جلسه را مشاهده کند و با یادداشت‌های نوشته شده و صورتجلسه از شما حمایت کند. در طول ارتباطات آنلاین موقعیت های زیادی برای سوءتفاهم وجود دارد، از مشکلات فنی تا تفسیر نادرست زبان بدن. برای مقابله با این سوءتفاهم‌های احتمالی، ایده خوبی است که به طور منظم موارد مهمی که توافق شده‌اند را خلاصه و به صورت مکتوب ثبت کنید.
جلوگیری از مشکلات اشتراک‌گذاری صفحه
ضمن تاکید بر نکات 1 و 2، هنگام اشتراک‌گذاری صفحه، از باز بودن اطلاعات محرمانه در کامپیوتر خود جلوگیری کنید. ممکن است ناخواسته یک لحظه اشتباه کنید و پنجره نادرستی را به اشتراک بگذارید. یک استراتژی ممکن این است که دو صفحه نمایش داشته باشید و همیشه صفحه شماره دو را به اشتراک بگذارید و تمام پنجره‌های محرمانه را روی صفحه شماره یک نگه دارید. ممکن است برخی افراد در تیم طرف دیگر زبان محلی شما را بدانند، بنابراین از بیان پیام‌های محرمانه درون تیم به زبان مادری خود به گونه‌ای که برای طرف دیگر قابل شنیدن باشد، اجتناب کنید. از سوی دیگر، داشتن یک نفر در تیم خود که زبان طرف دیگر را می‌فهمد نیز می‌تواند مزیت داشته باشد. در پایان جلسه، به طور خلاصه از همه تشکر کنید و بلافاصله صورتجلسه را به طرف دیگر ارسال کنید. به یاد داشته باشید که هر مذاکره آنلاین را با همان اهمیتی که به مذاکرات حضوری می‌دهید، در نظر بگیرید و توجه به تکنولوژی، حمایت تیمی، زمان و سبک‌های ارتباطی برای موفقیت شما حیاتی است.
هر گونه استفاده از این متن مستلزم منبع دهی می باشد.
