مقدمه
مهم‌ترین اسناد برای شروع توافقات صادرات و واردات: راهنمای کاربردی
در تجارت بین‌الملل، اسناد تجاری نقش مهمی در تنظیم توافقات و معاملات بین خریداران و فروشندگان دارند. هر یک از این اسناد، با توجه به نوع معامله و شرایط خاص آن، برای شروع، ادامه، و نهایی‌سازی فرآیندهای صادرات و واردات ضروری هستند.
در این مقاله، به معرفی و توضیح مهم‌ترین اسناد برای شروع توافقات صادرات و واردات می‌پردازیم که شامل اسنادی چون دعوت به پیشنهاد (Invitation to Offer)، پیشنهاد (Offer)، پیش‌فاکتور (Proforma Invoice)، و قرارداد فروش (Sales Contract) می‌باشند.
این اسناد به طور مستقیم بر روند درخواست قیمت (Request for Quotation – RFQ) و درخواست پیشنهاد (Request for Proposal – RFP) تأثیر می‌گذارند و مفاهیمی همچون پذیرش (Acceptance) و پیشنهاد متقابل (Counter Offer) نیز در این فرایندها حائز اهمیت است.
درک درست از این اسناد و مفاهیم مرتبط با آنها، برای هر تاجر یا شرکتی که قصد ورود به بازارهای بین‌المللی را دارد، ضروری است. این راهنمای کاربردی به شما کمک می‌کند تا با شناخت دقیق این اسناد، تصمیم‌گیری‌های بهتری در فرآیندهای تجاری خود داشته باشید.
دعوت به پیشنهاد (Invitation to Offer):
در این مرحله، خریدار یا فروشنده به طرف دیگر اعلام می‌کند که آماده است پیشنهاداتی برای فروش یا خرید دریافت کند. در این سند باید مشخصات کلی کالا یا خدمات، شرایط پرداخت، و مدت زمان اعتبار دعوت به پیشنهاد ذکر شود.
پیشنهاد (Offer):
پیشنهاد یک تعهد یک‌جانبه از سوی فروشنده یا خریدار برای ارائه یا دریافت کالا یا خدمات با شرایط مشخص است. در این سند باید جزئیات کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت، شرایط تحویل، و مدت اعتبار پیشنهاد قید شود.
قبول (Acceptance):
قبول به معنای پذیرش تمام و کمال شرایط پیشنهاد ارائه شده است. در سند قبول باید به وضوح اعلام شود که تمام شرایط پیشنهاد مورد قبول است و هر گونه تغییرات احتمالی نیز ذکر شود. در صورت تغییر به سند مربوطه پیشنهاد متقابل گفته می شود.
پیشنهاد متقابل (Counter Offer):
این سند شامل تغییرات پیشنهادی در شرایط ارائه شده توسط طرف دیگر است. در این سند باید شرایط جدید، تفاوت‌ها با پیشنهاد اصلی، و مدت اعتبار قید شود. در صورت ارائه پیشنهاد متقابل، پیشنهاد قبلی از روی میز برداشته یا بی اثر می شود.
درخواست اطلاعات (Request for Information – RFI):
در این مرحله، خریدار یا فروشنده اطلاعات بیشتری راجع به کالا یا خدمات مورد نظر درخواست می‌کند. در این سند باید نوع اطلاعات مورد نیاز، مشخصات فنی، و مهلت ارائه اطلاعات درج شود.
درخواست قیمت (Request for Quotation – RFQ):
درخواست قیمت از فروشنده برای ارائه یک پیشنهاد مالی جهت خرید کالا یا خدمات است. در این سند باید جزئیات کالا یا خدمات، تعداد مورد نیاز، شرایط پرداخت، و مهلت ارائه قیمت قید شود.
درخواست پیشنهاد (Request for Proposal – RFP):
این سند توسط خریدار برای درخواست پیشنهاد جامع شامل جزئیات فنی، مالی، و عملیاتی برای یک پروژه یا خرید خاص از فروشندگان ارسال می‌شود. در RFP باید شرح کامل پروژه، شرایط ارزیابی پیشنهادات، و مهلت ارائه پیشنهادات ذکر شود.
سفارش خرید (Purchase Order – PO):
سفارش خرید سندی است که توسط خریدار صادر شده و شامل جزئیات خرید از فروشنده می‌باشد. در PO باید مشخصات کالا یا خدمات، تعداد، قیمت، شرایط پرداخت و زمان تحویل قید شود.
سفارش خرید غیرقابل برگشت شرکتی (Irrevocable Corporate Purchase Order – ICPO):
ICPO یک سفارش خرید رسمی و غیرقابل برگشت است که نشان‌دهنده تعهد قطعی خریدار به خرید کالا یا خدمات از فروشنده است. در این سند باید مشخصات کامل کالا، قیمت، شرایط پرداخت، و تعهدات خریدار قید شود.
پیش‌فاکتور (Proforma Invoice):
پیش‌فاکتور سندی است که فروشنده به خریدار ارائه می‌کند تا جزئیات دقیق قیمت، شرایط تحویل و پرداخت را قبل از انجام معامله نهایی مشخص کند. در این سند باید مشخصات کامل کالا یا خدمات، قیمت، و هزینه حمل ذکر شود.
تاییدیه فروش (Sales Confirmation):
این سند به معنای تایید فروش کالا یا خدمات توسط فروشنده است. در Sales Confirmation باید شرایط فروش، قیمت، زمان تحویل، و شرایط پرداخت قید شود.
قصد نامه (Letter of Intent – LOI):
LOI سندی است که نشان‌دهنده تمایل جدی یکی از طرفین به انجام معامله است. در این سند باید جزئیات کلی معامله، قیمت، و شرایط اولیه معامله ذکر شود.
پیشنهاد رسمی کامل (Full Corporate Offer – FCO):
FCO سندی است که شامل پیشنهاد نهایی و رسمی فروشنده به خریدار است. در این سند باید مشخصات دقیق کالا، قیمت، شرایط پرداخت، و زمان تحویل به طور کامل ذکر شود. این سند اصولا خطاب به یک شرکت مشخص صادر می شود.
پیشنهاد رسمی مقدماتی (Soft Corporate Offer – SCO):
SCO یک پیشنهاد غیررسمی است که شامل شرایط کلی و قیمتی پیشنهادی است و به عنوان نقطه شروع مذاکرات به کار می‌رود. در این سند باید جزئیات کالا یا خدمات، قیمت پیشنهادی، و شرایط کلی معامله ذکر شود. این سند بصورت عمومی صادر می شود و مخاطب عام دارد.
قرارداد فروش (Sales Contract):
Sales Contract یک توافق‌نامه قانونی بین خریدار و فروشنده است که شرایط کامل خرید و فروش را تعیین می‌کند. در این سند باید مشخصات کالا یا خدمات، قیمت، شرایط پرداخت، و تعهدات هر یک از طرفین به وضوح بیان شود.
توافق‌نامه فروش (Sales Agreement):
توافق‌نامه فروش یک سند قانونی است که شرایط کلی فروش بین خریدار و فروشنده را مشخص می‌کند. در این سند باید جزئیات قرارداد، زمانبندی تحویل، شرایط پرداخت، و تعهدات قانونی ذکر شود.
قرارداد تامین بلندمدت (Long Term Supply Contract):
این قرارداد برای تامین کالا یا خدمات در مدت زمان طولانی بین طرفین منعقد می‌شود. در این سند باید شرایط تامین مستمر، قیمت، شرایط پرداخت، و تعهدات طرفین در طول مدت قرارداد به وضوح مشخص شود.
