پیش فاکتور اولین سند تجاری در یک معامله بینالمللی است که توسط فروشنده صادر میشود. پس از برقراری ارتباط از طریق مکاتبه یا مذاکره حضوری، طرفین در مورد شرایط معامله به توافق میرسند. این توافقات در قالب سند پروفرما اینویس (Proforma Invoice) از سوی فروشنده به خریدار ارسال میشود.
گاهی اوقات، فروشنده پیش از ارسال پروفرما، پیشنهاد فروش خود را در قالب مظنه (Quotation) ارائه میدهد و پس از مذاکره، موارد توافقشده در پروفرما درج میگردد. بنابراین، پروفرما سندی است که پیش از انجام نهایی معامله صادر شده و شامل تمامی توافقات اولیه میان فروشنده و خریدار است که مبنای خرید قرار میگیرد.
اهمیت پیش فاکتور در معاملات بینالمللی
پروفرما نقش مهمی در کاهش اختلافات و مدیریت زمان در فرآیند معامله دارد. زیرا اطلاعات مندرج در آن، مبنای تکمیل اسناد دیگری همچون درخواست گشایش اعتبار اسنادی و بیمهنامه باربری است.
در صورتی که اطلاعات ضروری بهدرستی در پروفرما درج نشود، ممکن است پس از گشایش اعتبار اسنادی نیاز به اصلاح و تغییرات داشته باشد که موجب اتلاف زمان و هزینه خواهد شد.
موارد ضروری در پیش فاکتور
1. مدت اعتبار پروفرما (Validity Time)
پروفرما نشاندهنده شرایط فروشنده برای مدت مشخصی است. فروشنده باید تعیین کند که تا چه زمانی خریدار میتواند از شرایط مذکور استفاده کند. زیرا نوسانات قیمت و شرایط بازار ممکن است بر اعتبار آن تأثیر بگذارد.
2. نام و مشخصات کالا (Description)
پروفرما باید حاوی نام دقیق کالا، جنس، مدل و کد تعرفه گمرکی آن باشد. این اطلاعات برای ارزیابی گمرکی و مطابقت کالا با قرارداد ضروری است.
3. مقدار کالا (Quantity)
شرایط قیمتی اعلامشده معمولاً وابسته به مقدار خریداریشده است. لذا باید واحد شمارش (وزن، حجم، تعداد و غیره) در پروفرما مشخص شود.
4. قیمت کالا (Unit and Total Price)
قیمت کالا یکی از مهمترین موارد در پروفرما است. قیمتها باید بهصورت واحدی و کلی مشخص شده و در صورت وجود چندین قلم کالا، جمع کل نیز درج گردد.
5. کرایه حمل (Freight Charges)
در صورتی که کرایه حمل بر عهده فروشنده باشد، هزینه آن در پروفرما درج میشود. برای مثال، قیمت FOB در صورت اضافه شدن کرایه حمل، به CFR تبدیل میشود.
6. نوع ارز (Currency)
نوع ارز پرداختی باید مشخص شده و مورد توافق طرفین قرار گیرد، زیرا برخی قوانین بانکی و تجاری ممکن است بر آن تأثیرگذار باشند.
7. کشور و کارخانه تولیدکننده (Country of Origin & Manufacturer)
در برخی موارد، خریدار نمیتواند مستقیماً از تولیدکننده خرید کند. بنابراین، کشور مبدأ کالا و کارخانه تولیدکننده باید مشخص شوند.
8. مشخصات بستهبندی (Packaging Specifications)
بستهبندی صادراتی با بستهبندی داخلی متفاوت است و باید مطابق با شرایط حملونقل بینالمللی و مقررات کشور مقصد تعیین شود.
9. مشخصات حملونقل (Transport Specifications)
نوع حملونقل، مبدأ، مقصد و وسیله حمل باید در پروفرما مشخص گردد. روش حمل (دریایی، هوایی، زمینی یا ریلی) بر هزینه و زمان تحویل کالا تأثیر دارد.
10. شرایط پرداخت (Payment Terms)
روش پرداخت باید مشخص باشد. چهار روش اصلی پرداخت در معاملات بینالمللی عبارتند از:
- حساب باز (Open Account Trade)
- پرداخت پیشپرداخت (Advance Payment)
- برات اسنادی (Documentary Bill of Exchange)
- اعتبار اسنادی (Letter of Credit)
11. سایر اطلاعات
شماره و تاریخ پروفرما، نام و اطلاعات شرکتهای خریدار و فروشنده، و اطلاعات بانکی نیز باید در پروفرما ذکر شود. همچنین، در برخی موارد، شرایط ویژه معامله بر اساس توافق طرفین درج میشود.