تنظیم دستور جلسه مؤثر در مذاکرات بین‌المللی

مقدمه

دستور جلسه به‌عنوان فهرستی از موضوعات مورد بحث، به شفاف‌سازی مسیر مذاکره کمک می‌کند و تضمین می‌کند که هر یک از طرفین بر اهداف و اولویت‌های خود متمرکز باقی بمانند. با استفاده از دستور جلسه می‌توان راهبرد مذاکره را بهبود بخشید و به اولویت‌بندی مباحث، تنظیم استراتژی و در نهایت، دستیابی به توافقی منصفانه و عملی دست یافت.

تنظیم دستور جلسه مؤثر در مذاکرات بین‌المللی

برای اثر بخشی بیشتر جلسات مذاکره باید از دستور جلسه استفاده شود. در ساده ترین تعریف ممکن، دستور جلسه فهرستی از مواردی است که باید در جلسه مذاکره در مورد آنها بحث شود و کمک می کند تا مذاکره بر اهداف مورد نظر متمرکز شود.

یکی از مهم ترین نکات در مورد دستور جلسه آن است که به اولویت بندی چیدمان موضوعاتی که قرار است مطرح شوند، فکر کنید.

باید کاملا آگاه باشیم که وقتی وارد جلسه مذاکره شدیم با چه موضوعی بحث را آغاز کرده، چه طور موضوع را پیش ببریم و در نهایت چطور بحثمان را جمع بندی نماییم. معمولا ترتیب مطرح شدن موضوعات به این صورت است که ابتدا در مورد مسائل فنی مورد نظر بحث می شود و سپس موضوعات مربوط به حیطه بازرگانی، مالی و در نهایت موضوعات حقوقی مورد بحث و گفتگو قرار می گیرند.

نکته بسیار مهم در نوشتن دستور جلسات این است که موضوعات مرتبط با یکدیگر بهتر است در کنار هم مورد بررسی قرار گیرند. برای مثال ماده قیمت و روش پرداخت در کنار یکدیگر قرار دارند یا ماده قانون حاکم و حل و فصل اختلافات همواره در کنار یکدیگر و با یکدیگر مطرح می شوند.

اگر طرف شما میزبان جلسه مذاکره است و به عبارتی طرف مقابل دستور جلسه را نوشت و برای شما ارسال نمود، آن را به دقت بررسی و استراتژی خود را مطابق با آن تعیین کنید.
بهترین روش برای دستور جلسه این است که با استفاده از پیش نویس قرارداد موضوعات مورد نظرمان را طبقه بندی کنیم تا چیزی از قلم نیفتد. همان طور که در ابتدای این بحث بیان شد، عناوین دستور جلسه به لحاظ اولویت و تقدم زمانی که برای آن ها در نظر گرفته می شود، محور استراتژی مذاکره را تشکیل می دهند.

بنابراین گاهی اوقات شرایط ایجاب می نماید که برای تهیه یک نسخه پیش نویس از دستور جلسه با اعضای گروه خود جلسه ای برگزار و به بحث و گفت وگو در مورد موضوعاتی که قرار است در دستور جلسه مکتوب شوند بپردازیم.

علاوه بر توضیحات ارائه شده، در خصوص تهیه و ارسال دستور جلسه موارد زیر نیز باید مورد توجه قرار گیرند:

1. موضوعات مطرح شده در دستور جلسه باید کوتاه، ساده، واضح و روشن باشند.
2. باید عناوین مورد بحث در جلسه مذاکره ( مسائلی همچون جزئیات مربوط به تاریخ، زمان، مکان، حاضرین و هدف جلسه) را به شکلی منطقی تنظیم و دسته بندی نمود.
3. موضوعات مهمی که باید در ابتدای جلسه مذاکره مطرح شده و مورد بحث قرار گیرند را مشخص نماییم.
4. پیش نویس دستور جلسه را باید از قبل برای همه اعضای گروه ارسال نمود.
5. دستور جلسه تهیه شده باید دارای حاشیه های بزرگ باشد تا بتوان نکات مهم را در کنار آن یادداشت نمود.
6. اگر ضمائمی وجود دارد که باید در جلسه ارائه شوند باید همراه با دستور جلسه برای افراد ارسال شوند.

Agenda for International Negotiation Meeting with Chinese Supplier

Date: [Insert Date]
Time: [Insert Time]
Venue: [Insert Location] / Google Meet (for virtual meetings)
Attendees:

• Buyer Team (Your Company)
  • [Your Name], Lead Negotiator / Procurement Manager
  • [Other Key Attendees from Your Side]
• Supplier Team (Chinese Supplier)
  • [Supplier’s Lead Negotiator]
  • [Other Key Supplier Representatives]
• Interpreter (if required)

1. Welcome and Introduction (10-15 minutes)

Objective: Establish rapport, set the tone for a positive negotiation

• Brief introduction of both teams
• Explanation of the meeting’s purpose
• Overview of agenda and ground rules
• Setting expectations for cooperation

2. Technical Aspects

a. Overview of Product Requirements and Specifications (15-20 minutes)

Objective: Ensure mutual understanding of the product being discussed

• Buyer’s presentation of detailed product requirements
• Confirmation of product specifications by supplier
• Clarification of any technical details
• Discussion on customization options if needed

b. Packaging Requirements and Labeling (10-15 minutes)

Objective: Define product packaging standards

• Buyer’s specifications for packaging (e.g., dimensions, materials)
• Supplier’s confirmation and capacity to meet requirements
• Labeling details, including legal and regulatory requirements
• Packaging sustainability considerations (if applicable)

3. Commercial Aspects

a. Delivery Terms and Lead Times (15-20 minutes)

Objective: Set clear delivery expectations

• Supplier’s estimated production and shipping timeline
• Discussion of lead times for future orders
• Buffer periods for delays

b. Shipping and Incoterms (20-30 minutes)

Objective: Clarify terms for shipping and responsibilities during transport

• Review of Incoterms (e.g., FOB, CIF, EXW, etc.)
• Discussion of shipping methods and timelines
• Responsibility for insurance, customs clearance, and documentation
• Managing port operations and logistics

c. Shipment Documentation (10-15 minutes)

Objective: Ensure all required documents are provided for smooth customs clearance

• Bill of lading, commercial invoice, packing list
• Certificate of origin, export licenses, and other regulatory documents
• Inspection certificates, if applicable

d. Inspection Terms (15-20 minutes)

Objective: Agree on standards for product quality and inspection protocols

• Pre-shipment inspection and quality control measures
• Use of third-party inspectors if necessary
• Remedies for non-conformance (rework, replacements, etc.)
• Discussion of final inspection at destination (if applicable)

4. Financial Aspects

a. Price Negotiation and Cost Breakdown (20-30 minutes)

Objective: Reach agreement on pricing structure

• Supplier’s quotation review
• Negotiation of base price and possible discounts for bulk orders
• Detailed breakdown of costs (e.g., raw materials, labor, transportation)

b. Payment Terms and Conditions (20-30 minutes)

Objective: Reach agreement on payment structure

• Discussion of payment methods (e.g., Letter of Credit, T/T, etc.)
• Negotiation of payment schedule (e.g., advance payments, milestone payments)
• Discussion on currency of payment and managing exchange rate risks
• Penalties for late payments or non-payment

5. Legal Aspects

a. Contract Duration and Terms of Renewal (10-15 minutes)

Objective: Define contract length and conditions for renewal or termination

• Duration of the supply agreement
• Conditions for contract renewal or termination
• Long-term partnership potential (if applicable)

b. Risk Management and Contingency Plans (10-15 minutes)

Objective: Address possible risks and mitigation strategies

• Managing supply chain disruptions
• Currency fluctuations and price adjustments
• Natural disasters, pandemic-related impacts
• Supplier performance and penalties for delays

c. Force Majeure and Dispute Resolution (15-20 minutes)

Objective: Establish procedures for handling unforeseen events and disputes

• Defining force majeure events and consequences
• Governing law (jurisdiction)
• Arbitration or court dispute resolution
• Penalties and compensation mechanisms

6. Final Summary and Agreement (10-15 minutes)

Objective: Summarize the agreements made and outline next steps

• Recap of key agreements and action points
• Set timelines for contract draft and signature
• Confirm next steps and responsibilities of both parties
• Scheduling of follow-up meetings if necessary

7. Closing Remarks (5-10 minutes)

Objective: Close the meeting on a positive note and confirm commitment

• Final words from both teams
• Acknowledgment of effort and cooperation
• Formal closing of the meeting

Notes:

• All agreements should be documented during the meeting to ensure clarity and avoid future misunderstandings.
• Interpreters and legal advisors should be present if language or legal complexities are anticipated.

This agenda provides a structured flow, starting with technical aspects, moving through commercial and financial discussions, and ending with legal clauses.

نتیجه‌گیری

به طور کلی، استفاده از یک دستور جلسه مدون و دقیق در مذاکرات بین‌المللی می‌تواند بهره‌وری جلسات را افزایش داده و به طرفین کمک کند تا به اهداف خود دست یابند. دستور جلسه نه تنها به چیدمان منطقی و دقیق مباحث کمک می‌کند، بلکه ابزاری برای اولویت‌بندی و پیشبرد بهتر موضوعات است.

بنابراین، توجه به اصول و روش‌های صحیح تنظیم دستور جلسه یکی از کلیدهای اصلی موفقیت در مذاکرات بین‌المللی است.