8 اشتباه رایج شرکت‌های کوچک و متوسط در خریدهای خارجی:
متخصصان تدارکات در کسب و کارهای کوچک و متوسط (SMEs) معمولاً مهارت‌های اصلی شغل خود را از طریق آزمون و خطا یاد می‌گیرند که این امر اغلب منجر به هزینه‌های غیرضروری برای سازمان‌ها می‌شود. بدیهی است که آگاهی از این اشتباهات و جلوگیری از آنها به کسب‌وکارهای کوچک کمک می‌کند تا هزینه‌ها را کاهش داده و سود خود را افزایش دهند. در اینجا به هشت اشتباه رایج جهانی در تدارکات که کسب و کارهای کوچک مرتکب می‌شوند، اشاره شده است.
1. اعتماد بیش از حد به جستجوهای اینترنتی برای انتخاب تامین‌کننده
هر کسی می‌تواند به اینترنت برود و فهرستی از صدها تامین‌کننده را پیدا کند. اما این فهرست‌ها اغلب شامل شرکت‌های جعلی و/یا غیرقابل اعتماد هستند. جستجوی آنلاین تامین‌کننده یک مرحله اولیه و ضروری برای منبع‌یابی است، اما برای تصمیم‌گیری نهایی کافی نیست. بسیاری از شرکت‌ها این اشتباه تدارکاتی را مرتکب شده و قربانی فیشینگ و کلاهبرداری شده‌اند زیرا به تامین‌کنندگان صرفاً بر اساس آنچه که بصورت آنلاین یافته‌اند اعتماد کرده‌اند. لازم است که بررسی‌های ضروری انجام شده و اعتبار و قابلیت اطمینان تامین‌کننده از طریق روش‌های مختلف از جمله بازدیدهای فنی در محل، مشاوره با سفارت‌ها، کنسولگری‌ها و دفاتر تجارت و سرمایه‌گذاری، تماس با دفاتر خرید بین‌المللی و غیره بررسی شود. این روش‌های بررسی ممکن است بودجه‌های قابل توجهی نیاز داشته باشند، اما شرکت‌ها می‌توانند روش‌هایی که از نظر بودجه برایشان قابل دسترسی است را پیدا کنند و مبلغ پرداخت شده برای بررسی‌های لازم باید به عنوان یک سرمایه‌گذاری بلندمدت در سیستم‌های تدارکاتی محسوب شود.
2. پذیرش ریسک‌های پنهان با نمونه‌ها
درخواست نمونه و تصمیم‌گیری بر اساس کیفیت نمونه‌ها یک روش رایج در تدارکات خرید است، اما بسیاری از شرکت‌ها این اشتباهات رایج را مرتکب می‌شوند. اولاً، آنها فرآیند واضحی برای اطمینان از اینکه فرستنده واقعاً تولیدکننده نمونه است و محصول متعلق به شرکت دیگری نیست ندارند. برخی از تامین‌کنندگان غیرصادق ممکن است نمونه‌هایی را برای مشتریان احتمالی ارسال کنند که توسط یک طرف ثالث تولید شده‌اند و آن را به عنوان محصول خود معرفی کنند. بنابراین بهتر است که نمونه‌ای از خط تولید در طول یک بازدید فنی دریافت شود. ثانیاً، ممکن است گفته شود که نمونه‌ها توسط تکنسین‌ها تست شده‌اند. حتی اگر این آزمایش‌ها قابل اطمینان به نظر برسند، مهم است که نمونه‌ها به طور مستقل در یک آزمایشگاه تست شوند و نتایج آزمایش به قرارداد ضمیمه شود تا اطمینان حاصل شود که محصولات آینده نیز بر اساس معیارهای قابل اندازه‌گیری همان کیفیت را حفظ خواهند کرد.
3. پذیرش قیمت‌های بسیار پایین
اگر چیزی بیش از حد خوب به نظر برسد که درست باشد، احتمالاً همین طور است. قیمت‌های غیرعادی پایین اولین نشانه تقلب در تدارکات بین‌المللی است و با این حال بسیاری از شرکت‌ها این اشتباه را مرتکب شده و قربانی این تاکتیک از سوی تامین‌کنندگان نامعتبر می‌شوند. اگر قیمت پیشنهادی به طرز عجیبی پایین است، متخصصان تدارکات باید متوجه شوند که مشکلی وجود دارد. اغلب این نوع کلاهبرداری باعث می‌شود که تامین‌کننده‌ها قسمتی از پرداخت را قبل از تحویل دریافت کنند و سپس ناپدید شوند.
4. نداشتن برنامه برای تغییر محصول
برخی از کسب و کارهای کوچک و متوسط به مدت طولانی همان محصول را بدون هیچ گونه بهبود یا تغییر خریداری می‌کنند. همیشه جا برای بهبود محصول وجود دارد، اما بازخورد خریدار ضروری است. بسیاری از بهبودها می‌توانند بدون نیاز به هزینه‌های اضافی قابل توجه و سرمایه‌گذاری‌ها انجام شوند. مثال‌هایی از تغییرات ممکن شامل طراحی مجدد محصول، تغییر ویژگی‌های فنی، تغییر بسته‌بندی، حذف ویژگی‌های اضافی و کاهش هزینه‌های تمام شده است. در طول زمان، عدم به‌روزرسانی و بهبود محصول یا ورودی به طور قطع باعث کاهش رقابت‌پذیری شما در بازار خواهد شد.
5. نداشتن برنامه واضح برای کنترل کیفیت
هنگام خرید از یک تامین‌کننده خارجی، بسیار مهم است که کیفیت محصول را در زمان و مکان مناسب توسط تیم خود یا نهادهای بازرسی شخص ثالث ارزیابی کنید. زمان و مکان بازرسی می‌تواند در حین تولید، قبل از تحویل، در بندر یا فرودگاه اصلی حمل و نقل یا در مقصد و در محل خود شما باشد. طرح آزمایش بازرسی و معیارها و ویژگی‌های استاندارد محصول باید روشن و به قرارداد ضمیمه شود.
6. نادیده گرفتن جزئیات بسته‌بندی
بسته‌بندی در هر خرید، به ویژه در خرید خارجی، از اهمیت بالایی برخوردار است. بسته‌بندی برای حمل و نقل، محافظت و بازاریابی محصولات شما ضروری است، اما در بسیاری از موارد کسب و کارهای کوچک و متوسط جزئیات بسته‌بندی را مورد بحث قرار نداده و فرض می‌کنند که تامین‌کننده به آن رسیدگی خواهد کرد. پنج جنبه بسته‌بندی باید بین تامین‌کننده و خریدار مورد توافق قرار گیرد:
• نوع بسته‌بندی
• جنس بسته بندی
• مشخصات
• برچسب‌گذاری
• علامت‌گذاری
اگرچه در تمام قواعد اینکوترمز مسئولیت بسته‌بندی بر عهده تامین‌کننده است، اما لازم است تمامی جزئیات مرتبط در قرارداد به وضوح مورد بحث و توافق قرار گیرند تا از هر گونه ابهام جلوگیری شود.
7. اعتماد به وعده‌های شفاهی
بخش عمده‌ای از مراحل اولیه ارتباطات تجاری از طریق مذاکرات غیرمکتوب انجام می‌شود. صحبت در جلسات حضوری، تماس‌های تلفنی و جلسات آنلاین مراحل رایجی در فرآیند خرید هستند. اگرچه تمامی این ارتباطات مهم هستند و جزئیات توافق اغلب ابتدا به صورت شفاهی انجام می‌شوند، اما هرگز نباید تنها به این توافقات شفاهی اعتماد کرد. مهم است که آنچه که به توافق رسیده شده به طور واضح مکتوب شود تا از سوءتفاهم‌های آینده جلوگیری شود. یک بند مکتوب در قرارداد بهتر از صد صفحه توضیحات و تفسیر در دادگاه است.
8. نادیده گرفتن حقوق مالکیت فکری در قرارداد
جنبه‌های مختلف مالکیت فکری مهم هستند و باید به تفصیل در اکثر قراردادهای خرید، تولید و تأمین بلندمدت مورد بحث قرار گیرند. بسیاری از شرکت‌ها سرمایه‌گذاری زیادی در تحقیق و توسعه انجام می‌دهند و پس از طراحی یک محصول، به دلیل بهره‌وری هزینه، ممکن است تصمیم بگیرند که فرآیند تولید را به تامین‌کنندگان در سایر کشورها واگذار کنند. این امر ریسک این را به همراه دارد که تامین‌کننده حقوق مالکیت فکری خریدار را نقض کرده یا دستکاری کند و همان محصول را به شرکت‌های دیگر بفروشد. ضروری است که جزئیات مالکیت فکری تعریف شده و پیامدهای نقض و سوءرفتار در این زمینه مشخص شوند. دو عنصر مهم مالکیت فکری که در معرض خطر هستند، طراحی صنعتی و علامت تجاری هستند. توصیه می‌شود که علامت تجاری و طراحی صنعتی را در کشور تامین‌کننده ثبت کرده و همچنین آنها را در قرارداد بین تامین‌کننده و خریدار محافظت کنید.
